会議

えーと、今日の会議なんだったんだ・・・

会議や打合せは、自分から何かを打ち上げたり議論したりしたい時を除いて
比較的、意味が薄いものになりがちです。

そして、参加後に今日の会議何だったんだ、、、なんてことになりがちです。

どのタイミングで発言しようかなどと、考えていると
話が違う方に流れていき、発言のチャンスを逃したりします。

一方で会議の運営側(上司やリーダー、担当者、事務局など)側からすると
そうした参加者の意識も見え隠れしつつ、とてもやりづらいものだったりします。

なんで発言してくれないんだ?
当事者意識があるのか?

なんて思ったりします。
参加者側は、運営側にちゃんと取り仕切ってくれないと困るよ
なんて思っていたりします。

そうなると、会議を意味あるものにしようとするために

色々な準備をして、事前に通知しよう
目的やゴールをはっきりさせよう
発言は一人1回はしよう

などなど
会議のルールなんかが作られたりするのですが
これが、しばらくすると形だけになったりします。

実はこれ、ちょっとした工夫で会議の質がガラッとかわったりするんですね。

会議前後のチェックインとチェックアウト

聞き慣れない方は、ホテルのチェックインとチェックアウトを想像するかもしれませんが
似たようなものです。
会議の始まる前と後に受付と精算をするイメージです。

やることは簡単で、会議の最初と最後に一人一言づつ発言してもらいます。
一人長くても30秒くらいが目安です。

※10人以上の会議でこれやると会議の前後チェックインとチェックアウトだけで
合計10分は取られてしまいますので、大人数短時間の会議ではご注意ください。

チェックイン

会議のはじめに、アイスブレーク的に
一人一言づつ、簡単な近況や、棚上げしたいこと、今日の会議に期待すること
現在の心境などを話してもらいます。

一番最初は、「え、何話せばいいの?」となることがありますので
簡単な説明と出だしは運営側がやってあげるといいでしょう。

チェックインの効果

  • 全員の簡単な状況を知ることで、相手との距離感(コミュニケーションの)が変わります。
  • 一度発言していることで、会議中に発言しやすくなります。
    →これによって活発な議論が期待できます。
  • 各人の棚上げ事項や、会議に期待することなどから
    参加者が何を考えているかがわかり、運営側で細かなアレンジができます
    (○○の説明は多めに話そうとか、○○は省略しよう、☓☓さんは早めに抜けるから議題の順番を変えよう等)

チェックアウト

会議の最後に振り返りとして
一人一言づつ、会議の感想、有益だったこと、気になったこと、意気込みなどを
話してもらいます。
(どれか一つで構いません。全部だと長くなりますから。)

チェックアウトの効果

  • 会議全体を振り返ることができます。
  • 全員の簡単の感想、有益だった点、気になった点などを知ることで
     運営側が会議の感触を知るとともに次回にむけたフィードバックになります。
  • 運営側と参加者側で共有することで、会議後にありがちな
    運営側と参加者側の溝(なんだ!あの会議という不全感)が大幅に減ります。

ほんの少しのことだけど

たったこれだけです。
でもこれだけで、開催が嫌だった、参加するのが面倒だった会議が
ガラッと変わります。
嘘だ−!と思うなら
まずは、2〜3人の小さな打合せなどで試してみてください。

それだけでも効果が実感できるはずです。

続けていけば、明らかに会議の生産性がかわります。

ほんのちょっとのことですが、
是非試してみてください。

良かったら、試してみた結果も教えて貰えると嬉しいです。
(これも簡単なチェックアウトかな?)


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